Die Intervalle für Betriebsprüfung sind unterschiedlich und in der Regel abhängig von der Größe und Branche des Unternehmens. Bei kleinen unt mittelständischen Betrieben können die Intervalle bei über 10 Jahren liegen. Umso wichtiger, dass Sie als Geschäftsführer auf die Betriebsprüfung vorbereitet sind. Denn die Ankündigung erfolgt oft sehr kurzfristig, nur 14 Tage im Voraus! In diesem Ratgeberartikel werden wir Ihnen erklären, was bei einer Betriebsprüfung passiert und wie Sie sich mit dem richtigen Buchhaltungssystem am besten darauf vorbereiten können.

Wie läuft eine Betriebsprüfung ab?

Eine Betriebsprüfung läuft in der Regel in mehreren Phasen ab:

  1. Ankündigung: Die Betriebsprüfung wird in der Regel vom Finanzamt angekündigt und ein Termin wird vereinbart. Die Ankündigung der Betriebsprüfung erfolgt mindestens 14 Tage im Voraus.
  2. Vorbereitung: Bevor die Prüfung beginnt, sollten Sie sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen und Daten bereitliegen und die Räumlichkeiten zugänglich sind. Stimmen Sie sich eng mit Ihrem Steuerberater ab und informieren Sie alle Mitarbeiter, die in die Buchhaltung involviert sind, da diese von den Prüfern befragt werden könnten.
  3. Prüfung: Während der Prüfung werden alle relevanten Unterlagen und Daten überprüft. Die Prüfer können dabei auch Fragen stellen oder weitere Informationen anfordern.
  4. Bericht: Am Ende der Betriebsprüfung erstellen die Prüfer einen Bericht über die Ergebnisse der Prüfung und geben gegebenenfalls Empfehlungen oder Anweisungen.
  5. Einspruch: Wenn Sie mit dem Bericht nicht einverstanden sind, haben Sie die Möglichkeit, Einspruch einzulegen und Ihre Position zu verteidigen.

Was wird bei einer Betriebsprüfung überprüft?

Bei einer Betriebsprüfung werden in der Regel folgende Unterlagen und Daten überprüft:

  • Buchhaltungsunterlagen wie Kassenbücher, Kontenpläne, Rechnungen und Belege
  • Steuererklärungen der letzten Jahre
  • Umsatzsteuervoranmeldungen und -erklärungen
  • Lohnabrechnungen und Sozialversicherungsbeiträge
  • Verträge und Vereinbarungen
  • Gewinnermittlungen und Bilanzen
  • Sonstige relevante Unterlagen und Daten

Wie bereite ich mich auf eine Betriebsprüfung vor?

Wichtig ist, dass Sie alle erforderlichen Unterlagen und Daten griffbereit haben und Sie und/ oder Ihre Angestellten die Abläufe in der Buchhaltung genau schildern können:

Sammeln Sie alle relevanten Unterlagen und Daten

Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Unterlagen und Daten (siehe oben), die bei einer Wirtschaftsprüfung benötigt werden, zur Hand haben. Eine gute Methode ist die Erstellung einer Tabelle, die dann Punkt für Punkt abgehakt wird, um sicherzustellen, dass Sie nichts vergessen.

Überprüfen Sie Ihre Buchhaltung

Ihre Buchhaltung muss auf dem neuesten Stand und korrekt sein. Das gilt nicht nur für Rechnungen, sondern auch Stornorechnungen, Gutschriften etc. Korrigieren Sie eventuelle Fehler oder Lücken, bevor die Betriebsprüfung beginnt.

Dokumentieren Sie alle Geschäftsvorgänge

Eine lückenlose Dokumentation aller Geschäftsvorgänge ist unerlässlich. Stellen Sie sicher, dass die Organisation Ihres Ablagesystems lückenlos präsentiert werden kann. Wo werden alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Verträge, Vereinbarungen, Kassenbücher und sonstigen Belege abgelegt?

Klären Sie offene Fragen

Stimmen Sie sich im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater oder Ihrem Finanzamt ab. So können Sie mögliche Fehler oder Missverständnisse aus dem Weg räumen.

Vorbereitung auf die Prüfung

Wenn Sie wissen, dass eine Betriebsprüfung ansteht, sollten Sie sich ausreichend Zeit nehmen, um sich darauf vorzubereiten. Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Mitarbeiter informiert sind und die Betriebsprüfung reibungslos ablaufen kann. Legen Sie alle relevanten Unterlagen und Daten bereit und achten Sie darauf, dass alle Räumlichkeiten und Büros zugänglich sind.

Optimale Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung mit einer Software

Um perfekt auf eine Betriebsprüfung vorbereitet zu sein kann Ihnen eine Software dabei helfen. Die Software financial office von Lexware zum Beispiel bietet Ihnen eine umfassende Unterstützung bei der Vorbereitung auf eine Wirtschaftsprüfung. Mit Funktionen wie einer automatischen Kontenprüfung und einem übersichtlichen Belegmanagement können Sie sich darauf verlassen, dass Ihre Buchhaltung auf dem neuesten Stand ist und alle relevanten Unterlagen für eine Wirtschaftsprüfung bereitstehen.

Darüber hinaus bietet die Software auch eine integrierte Exportfunktion für DATEV, um die Daten für die Prüfer schnell und einfach bereitzustellen. So können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren und die Betriebsprüfung erfolgreich bewältigen. Die Lexware financial office ist als Abo-Version als direkter Download in unserem Online Shop verfügbar. Die Software hat zahlreiche zufriedene Kunden und bietet dazu auch hilfreichen Support an bei möglichen Problemen oder Fragen

Was ist eine Betriebsprüfung?

Eine Betriebsprüfung ist eine Überprüfung der Buchhaltung und Steuererklärungen eines Unternehmens durch die Finanzbehörden. Dabei werden alle relevanten Unterlagen und Daten aus den letzten Jahren überprüft, um sicherzustellen, dass das Unternehmen alle Steuergesetze und -vorschriften eingehalten hat.

Worin besteht der Zweck einer Betriebsprüfung?

Das Hauptziel einer Wirtschaftsprüfung besteht darin, sicherzustellen, dass das Unternehmen alle Steuergesetze und -vorschriften eingehalten hat und keine Steuern hinterzogen wurden. Während der Prüfung werden alle Buchhaltungsunterlagen, Steuererklärungen, Rechnungen und andere Unterlagen geprüft, um sicherzustellen, dass alle Geschäftsvorgänge korrekt und transparent dokumentiert sind.