Dabei ist stets zu unterscheiden, ob es sich um wichtige oder dringende Aufgaben handelt. Den vorherrschenden Unterschied sowie Tipps für den Alltag, um effektives Zeitmanagement zu praktizieren, bringen wir Ihnen im nachfolgenden Ratgeber näher.

Was ist dringend?

Die Relevanz zwischen Wichtigem und Dringendem zu unterscheiden, rührt daher, dass man ohne eine solche Unterteilung seine Arbeitszeit nur schlecht sinnvoll nutzen und somit produktiv arbeiten kann. Oftmals verbringen viele Menschen einen Großteil des Tages mit dringenden Aufgaben. Die Folge davon ist, dass Sie abends länger vor dem Computer sitzen oder am Wochenende wichtige Arbeiten nachholen müssen.

Für ein effektives Zeitmanagement ist grundsätzlich zu beachten, dass alles, was uns bedrängt, das, was eine Art inneren Druck auf uns ausübt dringend ist. Ein innerer Spannungszustand, der durch unangenehme Sinneswahrnehmungen ausgelöst wird, alarmiert uns. Wir werden durch dieses Warnsystem veranlasst, sofort etwas zu unternehmen.

Was ist wichtig?

Wichtig ist hingegen all das, was Gewicht beziehungsweise einen meist nachhaltigen Wert für uns hat. Wir machen ein bestimmtes Vorhaben, einen Termin, eine Person oder ein bestimmtes Gespräch durch unsere eigene Wertung wichtig oder unwichtig. Dass uns eine Sache wichtig ist, heißt allerdings nicht, dass wir sie auch unmittelbar erledigen. Denn Wichtiges löst keine unangenehmen Spannungszustände in uns aus, die wir sofort beseitigen wollen.

Effektives Zeitmanagement durch das Koordinatenkreuz des Lebens

Das Koordinatenkreuz des Lebens stellt ein hilfreiches eigenes Feedback-System dar, mit dessen Hilfe einem effektiven Zeitmanagement nicht mehr im Wege steht! Stellen Sie sich also ein Koordinatensystem mit vier Quadranten vor, um somit zu entscheiden welche Aufgaben dringend, wichtig, beides oder gar nichts von beidem sind.

1.     Quadrant (links oben)

Im ersten Quadranten findet sich alles, was sofortigen Handeln erfordert, da es sowohl wichtig als auch dringend ist. In dieser Kategorie befinden sich beispielsweise Projekte mit einem anstehenden Abgabetermin oder eine pünktliche Abgabe der Steuererklärung.

2.     Quadrant (links unten)

Dann gibt es – wenn Sie sich Ihren eigenen Tag einmal kritisch anschauen – auch Tätigkeiten, die im zweiten Quadranten anzusiedeln sind. Dabei handelt es sich um Dinge, die dringend sind, aber keineswegs wichtig. Dazu gehören unter anderem Telefonanrufe, die man entgegennimmt, ohne vorher zu kontrollieren wer anruft. Aber auch Unterbrechungen der Arbeit, beispielsweise durch einen unangemeldeten Besuch.

3.     Quadrant (rechts unten)

In den dritten Quadranten gehören all die Dinge, deren Erledigung nicht wichtig und auch nicht dringend ist. Alles das, was ganz trivial ist, wie z. B. Zeitung oder Werbepost lesen oder auch Kaffee kochen.

4.     Quadrant (rechts oben)

Der vierte Quadrant umfasst jene Tätigkeiten, die wichtig, aber nicht dringend sind. Tätigkeiten, wie alle Aktivitäten der Planung oder Vorbereitung ordnen sich hier ein. Auch das Pflegen von Beziehungen oder die Optimierung der Leistungsfähigkeit, sowie der Produktionskapazität fallen darunter.

Aufenthalt im 4. Quadranten für effektives Zeitmanagement

Grundsätzlich lässt sich als Fazit aus dem Koordinatensystem des Lebens erkennen, dass das Aufhalten im 4. Quadranten ausschlaggebend für ein effektives Zeitmanagement ist. Im Berufsleben besteht die Gefahr besonders darin, dass Sie zu stark in den ersten Quadranten hineingezogen werden. Sie wenden dann zu viel Zeit des Tages zur Krisenbewältigung auf, geraten in eine Art Dauerstress und werden irgendwann krank.

Wenden Sie also einen nennenswerten Teil Ihrer Zeit für Vorbereitung, Planung und Erhaltung auf. Hierbei spielen auch die persönliche Erholung und Regeneration eine große Rolle. 

Als weiteren Ansatz zur Lösung des Zeit-Dilemmas finden Sie hier einen Ratgeber zum Thema Nein-Sagen.