Doch ist die Urlaubsvertretung Teil der eigenen Urlaubsplanung und damit Angelegenheit des Arbeitnehmers? Oder muss sich doch der Chef darum kümmern, einen Ersatz zu finden?

Wollen Sie Ihren Urlaub erst noch bei Ihrem Arbeitgeber beantragen? Dann finden Sie hier ein Muster für einen Urlaubsantrag mit Resturlaubsberechnung vonseiten des Arbeitnehmers.

Was ist eine Urlaubsvertretung?

Eine Urlaubsvertretung beschreibt kurzum eine Person, meist einen Kollegen oder eine Kollegin, die stellvertretend Arbeiten und sonstige Angelegenheiten für jemanden übernimmt, der sich im Urlaub befindet. So können Deadlines eingehalten und Partner weiterhin betreut werden, ohne, dass Projekte brach liegen.

Wer muss sich um eine Urlaubsvertretung kümmern?

Grundsätzlich liegt dies in der Verantwortung des Arbeitgebers. Demnach muss sich der Chef darum kümmern, dass dieser eine entsprechende Vertretung für einen sich im Urlaub befindenden Mitarbeiter findet. Durch sein sogenanntes Weisungsrecht ist es dem Arbeitgeber oder Vorgesetzten zudem möglich, bestimmte Aufgaben unter den Kollegen aufzuteilen.

Wer ist als Vertretung geeignet?

Als Urlaubsvertretung eignen sich in den meisten Fällen Mitarbeitende aus der gleichen Abteilung oder einem ähnlichen Bereich. So können Aufgaben reibungsloser übergeben und fachgerecht bearbeitet werden. 

In vielen Betrieben hat jeder Arbeitnehmer einen bereits bestimmten Vertretungspartner. Dies bedeutet, dass schon vorher festgelegt ist, wer die eigenen Aufgaben übernimmt. Damit geht aber auch einher, dass jene Personen sich nicht zeitgleich im Urlaub befinden können.

Um einen strukturierten Überblick bei der Organisation einer Urlaubsvertretung zu haben, kann unsere Checkliste Organisation Urlaubsvertretung Abhilfe schaffen.

Kann man die Urlaubsvertretung ablehnen?

Prinzipiell muss der Arbeitnehmer der Weisung des Chefs nachkommen, wenn dieser eine Urlaubsvertretung zuweist. Möglich ist es dennoch beispielsweise darauf hinzuweisen, dass Ihnen die Arbeit mit den Akten und Unterlagen des Kollegen schwerfällt, da diese sehr unstrukturiert sind. Inwiefern dies die Entscheidung des Arbeitgebers beeinflusst, ist hingegen fraglich.

In jedem Fall können Sie aber darauf hinweisen, dass Sie nicht in der Lage sind, gewisse unwichtigere Aufgaben zu übernehmen, da dies den zeitlichen Rahmen sprengt.

Die Relevanz des Arbeitszeitgesetz

Das Arbeitszeitgesetz legt unter anderem eine Höchstanzahl von Arbeitsstunden am Tag/ in der Woche sowie den Umgang mit Mehrarbeit fest. Diese Rahmenbedingungen sind auch während der Urlaubsvertretungen einzuhalten. Demnach ist bei zusätzlichen Aufgaben durch die angeordnete Vertretung eines Kollegen eine Mehrarbeit nur im üblichen Rahmen zulässig.

Weisen Sie Ihren Arbeitgeber demnach ruhig auf Aufgaben hin, die weniger Relevanz und aktuelle Notwendigkeit aufweisen und entsprechend auch bis nach dem Urlaub der vertretenen Person warten können.