Wir möchten Ihnen eine praktische Methode vorstellen, mit der Sie Ihre Homeoffice Tagesplan effizient gestalten können. Diese Methode basiert auf den bewährten sechs Schritten der “6-Punkte-Methode” von Ivy Lee, die auch heute noch hilfreich ist, um Stress und Zeitdruck zu reduzieren.
Tipp: Nutzen Sie unsere Checkliste zur Priorisierung von Aufgaben, wenn Sie sich einen optimalen Homeoffice Tagesplan zusammenstellen.
Tagesliste erstellen
Wenn Sie Ihren Tagesplan vorbereiten, sollten Sie nicht nur die aktuell anstehenden Aufgaben berücksichtigen, sondern schauen, welche Aufgaben am vorangegangenen Tag unerledigt geblieben sind. Das bedeutet, dass Sie am Ende eines Arbeitstages Sie eine solche Liste aller unerledigten Aufgaben für den nächsten Tag erstellen sollten. Sie können den Tagesplan mithilfe einer digitalen Vorlage erstellen oder einfach ein leeres Blatt Papier verwenden. Wichtig ist es, den Überblick zu behalten. Überladen Sie den Plant nicht. Fügen Sie nur die wichtigsten Aufgaben hinzu.
Priorisieren der Aufgaben
Im zweiten Schritt wählen Sie die sechs wichtigsten Punkte aus Ihrer Liste aus und ordnen sie nach ihrer Bedeutung. Die oberste Aufgabe auf dieser Liste sollte die höchste Priorität haben. Das Aufschreiben der Tagesaufgaben hat den hilfreichen Effekt, dass Sie sich innerlich bereits einmal mit dem Thema auseinandersetzen. So fallen Unklarheiten schnell auf.
Mit der wichtigsten Aufgabe beginnen
Beginnen Sie Ihren Arbeitstag mit der wichtigsten Aufgabe, die ganz oben auf Ihrer Liste steht. Konzentrieren Sie sich auf diese Aufgabe, bis sie vollständig erledigt ist. Beachten Sie, dass Sie nicht zu den Aufgaben zwei bis sechs übergehen sollten, solange die erste Aufgabe mit höchster Priorität nicht erledigt ist. Eine Ausnahme ist nur dann zulässig, wenn Sie auf Informationen oder Ressourcen warten müssen, um die erste Aufgabe fortzusetzen.
Regelmäßige Überprüfung der Prioritäten
Bevor Sie zur nächsten Aufgabe übergehen, überprüfen Sie regelmäßig Ihre Prioritäten. Manchmal ändert sich die Wichtigkeit von Aufgaben, oder es treten neue dringende Aufgaben auf. Aktualisieren Sie Ihre Liste gegebenenfalls und beginnen Sie mit der obersten unerledigten Aufgabe.
Bearbeitung der nächsten Aufgabe
Wenn Ihre Liste immer noch gültig ist oder Sie sie bereits aktualisiert haben, können Sie zur Bearbeitung der nächsten Aufgabe übergehen. Wiederholen Sie die oben genannten Schritte nach Abschluss jeder Aufgabe, um weiterhin strukturiert und effektiv zu arbeiten.
Tagesabschlussliste erstellen
Am Ende Ihres Arbeitstags sollten Sie sich erneut Zeit nehmen, um eine neue Liste für den nächsten Tag zu erstellen. In dieser Liste sollten auch unerledigte oder immer noch relevante Aufgaben enthalten sein. Es ist wichtig zu verstehen, dass es nicht schlimm ist, wenn Sie nicht alle Aufgaben sofort erledigen können. Manche Aufgaben können im Laufe der Zeit an Bedeutung verlieren oder sich von selbst erledigen. Wenn Sie also feststellen, dass Sie bestimmte Aufgaben über mehrere Tage hinweg mit sich herumschleppen, diese aber nie an oberster Stelle stehen, können Sie sie oft komplett streichen.
Zeitplanung im Homeoffice anhand eines Beispiels
Der Ablauf bei der Erstellung eines Tagesplans Homeoffice sollte nun klar sein. Dennoch ist es in der Regel hilfreich, sich ein konkretes Beispiel zu nehmen, um zu sehen, wie ein Tag im Homeoffice in der Praxis aussehen könnte.
Am Beispiel eines Homeoffice-Tagesplan für Projektmanager sehen Sie hier, wie eine mögliche Zeitplanung aussehen könnte.
7:00 – 8:00 Uhr
Arbeitsbereich vorbereiten und einrichten
E-Mails und Nachrichten checken
Tagesplan für den Tag erstellen
8:00 – 9:00 Uhr
Fokussiertes Arbeiten an wichtigen Aufgaben
9:00 – 10:00 Uhr
Pause
10:00 – 12:00 Uhr
Zusammenarbeit mit Teammitgliedern und Stakeholdern
Besprechungen und Abstimmungen
Beantwortung von Fragen
12:00 – 13:00 Uhr
Mittagessen
13:00 – 15:00 Uhr
Weiterarbeiten an Aufgaben
Recherche und Planung
15:00 – 16:00 Uhr
Pause
16:00 – 18:00 Uhr
Abschluss von Aufgaben
Erstellen der Tagesabschlussliste für den nächsten Tag
