Im folgenden Ratgeber zeigen wir Ihnen anhand von sechs Schritten gemäß der 6-Punkte-Methode nach Ivy Lee wie sie eine möglichst sinnvolle und gewinnbringende Tagesplanung erzielen.

Der Ursprung der 6-Punkte-Methode findet sich bei der Unternehmensberaterin Ivy Lee, welche diese Anfang des 20. Jahrhunderts entwickelte. Im Laufe der Zeit hat die Punkte-Methode jedoch an keinerlei Wirkung verloren und wird auch heute noch, besonders in Bezug auf die Verringerung von Stress und Zeitdruck, angewandt.

Schritt 1: Liste am Ende des Arbeitstages für Tagesplanung

Der erste Schritt der 6-Punkte Methode besteht darin am Ende eines jeden Arbeitstages eine Liste anzufertigen, wobei alle unerledigten Aufgaben zu notieren sind. Am besten eignet sich hierfür ein leeres Blatt, um somit einen guten Überblick zu behalten. Des Weiteren darf lediglich das Wichtigste in diese Liste aufgenommen werden.

Schritt 2: Priorisierung der Aufgaben innerhalb der Tagesplanung

Im zweiten Schritt geht es um die Priorisierung der verschiedenen Aufgaben. Wählen Sie daher die sechs wichtigsten Punkte Ihrer oben erstellten Liste aus und ordnen Sie diese nach Wichtigkeit. Hierbei sollte die wichtigste Aufgabe ganz oben stehen.

Schritt 3: den Arbeitstag mit der wichtigsten Aufgabe beginnen

Als nächsten Schritt empfiehlt sich, den Arbeitstag mit der wichtigsten Aufgabe zu beginnen. Die auf der Liste ganz oben stehende Aufgabe ist hierbei so lang zu bearbeiten, bis sie vollends abgeschlossen ist. 

Wichtig: Gehen Sie nicht zu Aufgabe zwei bis sechs über so lang Aufgabe eins und damit die Aufgabe mit der höchsten Priorität unerledigt ist. Eine Ausnahme besteht, sollten Sie nicht in der Lage sein die erste Aufgabe fortzusetzen, da Sie beispielsweise auf nötige Informationen warten müssen.

Schritt 4: Prioritäten innerhalb der Tagesplanung überprüfen

Bevor es nach Erledigung der ersten Aufgabe an die zweite geht, sollten Sie stets die Priorisierung erneut überprüfen. In manchen Fällen ändert sich die Wichtigkeit der zu erledigenden Aufgaben. Oftmals kommen auch komplett neue besonders dringende Aufgaben hinzu, welche es möglichst schnell in den Arbeitsalltag einzubauen gilt. Sollte sich Ihre Liste also verändert haben, schreiben Sie diese erneut auf und beginnen Sie mit der obersten unerledigten Aufgabe.

Schritt 5: Bearbeitung der nächsten Aufgabe

Sollte Ihre Liste nach wie vor stimmen oder haben Sie diese bereits aktualisiert, so geht es an die Bearbeitung der nächsten Aufgabe. Gehen Sie die oben genannten Schritte nach jeder erledigten Aufgabe erneut durch. Überprüfen Sie hierbei die Prioritäten, um strukturiert und effektiv weiterarbeiten zu können.

Schritt 6: Erstellen einer neuen Liste

Der letzte Schritt besteht darin, dass Sie sich am Ende des geschafften Arbeitstages erneut ein kurzes Zeitfenster einräumen, um eine neue Liste für den nächsten Tag zu erstellen. Enthalten darin sollten auch die übrig gebliebenen oder nach wie vor relevanten Aufgaben sein. Besonders wichtig zu beachten ist, dass es in keinster Weise schlimm ist sollten Sie nicht alle Aufgaben sofort geschafft haben. 

Manche Aufgaben gilt es zu streichen!

Bei unserer Tagesplanung beziehen wir oft Aufgaben mit ein, die im Nachhinein an Wichtigkeit verlieren oder sich gar von allein erledigen. Sollten Sie also feststellen, dass Sie eine oder sogar zwei Punkte über mehrere Tage mitziehen, diese aber nie an oberster Stelle stehen, so können Sie diese oftmals komplett streichen.