Nach dem Prinzip der Speicherbegrenzung dürfen personenbezogene Daten nicht über den Speicherzweck hinaus gespeichert werden. Die Frage “Wie lange darf man Daten speichern?” kann man aber nicht pauschal beantworten. Denn bevor der Betroffene einen Anspruch auf Löschung der Daten durchsetzen kann, muss man die Interessen des Verantwortlichen prüfen.

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Unverzügliche Löschung?

Laut Artikel 17 Absatz 1 DS-GVO sind personenbezogene Daten vom Verantwortlichen unverzüglich zu löschen, sofern 

  • die Speicherung im Hinblick auf den Erhebungszweck nicht mehr notwendig ist

oder

  • der Betroffene seine Einwillung widerrufen hat und keine anderweitige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung mehr vorliegt

oder

  • der Betroffene Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat und keine vorrangige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung vorliegt

oder

  • die personenbezogenen Daten unrechtmäßig verarbeitet wurden 

oder 

  • die Löschung der personenbezogenen Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach dem Unionrecht oder dem Recht der Mitgliedstaaten erforderlich ist

oder

  • personenbezogene Daten eines Kindes ohne Einwilligung der Eltern erhoben wurden.

Hinweis auf Dauer der Speicherung

Der Verantwortliche muss in der Datenschutzerklärung auf die Dauer der Datenspeicherung hinweisen. Er muss den  Betroffenen muss darüber aufklären, dass die personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt werden, wenn der Speicherungszweck erreicht wurde. 

Der Betroffene muss allerdings hinnehmen, dass die Speicherung aufgrund gesetzlicher Verpflichtungen erfolgen darf, jedenfalls bis zum Ablauf der Speicherpflichten. Wichtig: Die Speicherfristen richten sich in der Regel nach der Art der Daten. Das bedeutet, dass Sie als Verantwortlicher den Betroffenen jeweils über die Speicherdauer informieren müssen. 

Rechtfertigung für Speicherung

Nicht nur gesetzliche Aufbewahrungspflichten können die Speicherung rechtfertigen. Der Betroffene kann sich nicht auf das Recht zur Löschung berufen, wenn die Datenverarbeitung erforderlich ist,

um das Recht auf freie Meinungsäußerung und Information auszuüben;

oder

  • um durch die Datenverarbeitung eine rechtliche Verpflichtung nach dem Recht der Union oder der Mitgliedstaaten zu erfüllen oder eine Aufgabe, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Verantwortlichen übertragen wurde, wahrzunehmen; 

oder

  • weil Gründe des öffentlichen Interesses im Bereich der öffentlichen Gesundheit gem. Art. 9 Absatz 2 lit. h und i sowie Art. 9 Absatz 3 DS-GVO vorliegen;

oder

  • weil im öffentlichen Interesse liegende Archivzwecke, wissenschaftliche oder historische Forschungszwecke oder statistische Zwecke gemäß Art. 89 Absatz 1 DS-GVO vorliegen, soweit voraussichtlich die Verwirklichung der Ziele dieser Verarbeitung unmöglich macht oder ernsthaft beeinträchtigt;

oder

  • um Rechtsansprüchen auszuüben bzw. diese zu verteidigen.

Vorgehen bei Löschungsbegehren

Sofern ein Nutzer sein Löschungs- oder Berichtigungsrecht ausübt und keiner der in der DS-GVO geregelten Gründe dem widerspricht, muss der Verantwortliche die Löschung veranlassen. Er ist ggf. auch dafür verantwortlich, Dritte, die mit der Datenverarbeitung befasst sind, zu informieren und zur Löschung zu veranlassen. Der Betroffene hat einen Anspruch darauf, dass er über diese Dritten ggf. unterrichtet wird.