Abmahnung im Arbeitsrecht – so formulieren Sie das Schreiben

Eine Abmahnung zählt zu den disziplinarischen Maßnahmen im Arbeitsrecht. Sie soll dem Arbeitnehmer vor Augen führen, dass sein Verhalten gegen seine arbeitsrechtlichen Pflichten verstößt. 

Wir empfehlen daher, für eine Abmahnung im Arbeitsrecht immer ein passgenaues Muster zu nutzen.

Ausschließlich eine formal und inhaltlich korrekt gestaltete Abmahnung kann Grundlage für eine verhaltensbedingte Kündigung sein. Wie Sie vielleicht bereits wissen, stellt die Rechtsprechung hohe Anforderungen an eine Abmahnung. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, was Sie beim Ausspruch einer Abmahnung  beachten müssen und wie die Arbeitsgerichte in einzelnen Fragen urteilen.

Welche Funktion hat eine Abmahnung im Arbeitsrecht?

Viele kennen vor allem den Ausspruch “Eine Abmahnung ist die Vorstufe zur Kündigung”. Gesetzlich geregelt ist dies im Bürgerlichen Gesetzbuch  (BGB). § 314 Absatz 2 BGB gibt vor, dass vor einer  Kündigung wegen einer Pflichtverletzung eine Abmahnung zu erfolgen hat. Die Kündigung soll also  das letzte Mittel (“ultima ratio”) des Arbeitgebers  sein. Laut Rechtsprechung der Arbeitsgerichte muss eine Abmahnung drei Funktionen haben:

• Hinweisfunktion

Dem Mitarbeiter soll durch die Abmahnung deutlich  vor Augen geführt werden, dass er mit seinem Verhalten gegen die Pflichten aus dem Arbeitsverhältnis verstoßen hat. Er muss sich darüber bewusst  werden, welches Verhalten von ihm zukünftig er wartet wird. 

• Warnfunktion

Dem Arbeitnehmer muss klar werden, dass er mit  einer Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen  muss, wenn er das abgemahnte Verhalten wieder holt. 

• Dokumentationsfunktion

Die Abmahnung dient auch dazu, das Fehlverhalten  des Mitarbeiters genau zu festzuhalten. Falls die Abmahnung tatsächlich später zur Begründung ei ner Kündigung herangezogen werden muss, muss  anhand der Abmahnung genau nachvollziehbar sein,  in welcher Weise der Mitarbeiter zuvor gegen seine  Pflichten verstoßen hat. 

So formuliert man eine Abmahnung im Arbeitsrecht

Diese von der Rechtsprechung entwickelten Grundsätze, sollten Sie bei der Formulierung einer Abmahnung unbedingt beachten. Zunächst ist das Verhalten, das der Arbeitgeber als  Pflichtverstoß bezeichnet, genau zu beschreiben. 

Auf keinen Fall ausreichend sind pauschale Vorwürfe wie “kommt ständig zu spät”. Nach Möglichkeit  sind das genaue Datum, Uhrzeit und Zeugen genau  zu bezeichnen, also “Sie sind am 13.11., 14.11. und  16.11.2008 erst um 10:08 Uhr am Arbeitsplatz er schienen, ohne dies vorher oder nachher in irgendeiner Weise entschuldigt zu haben. Laut Arbeitsvertrag  beginnt Ihre Arbeitszeit spätestens um 9:30 Uhr. Ihre Unpünktlichkeit kann von einem Zeugen bestätigt werden.” 

• Hinweis auf den Pflichtverstoß 

Des Weiteren muss der Arbeitnehmer der Abmahnung entnehmen können, dass sein Verhalten einen  Verstoß gegen Pflichten aus dem Arbeitsvertrag  darstellt. Formulieren Sie dies unmissverständlich und möglichst konkret, beispielsweise “dieses Verhalten stellt einen Verstoß gegen Punkt x Ihres Arbeitsvertrages dar” oder “Sie haben damit gegen Punkt 4 unserer Betriebsordnung verstoßen”. Dieser Punkt dient auch der Selbstkontrolle: Falls Sie Schwierigkeiten haben zu begründen, gegen welche Pflichten Ihr Mitarbeiter mit seinem Verhalten verstoßen haben soll, liegt es vielleicht daran, dass es  sich nicht um ein abmahnungswürdiges Fehlverhalten handelt. 

• Ausdrückliche Abmahnung 

Sprechen Sie die Abmahnung ausdrücklich und unmissverständlich aus, schreiben Sie also“Ich mahne Sie hiermit ab.” 

• Erläuterung der arbeitsvertraglichen Pflichten 

Erläutern Sie gegebenenfalls (wenn es sich nicht  selbstverständlich aus dem Vorwurf ergibt), wie sich der Arbeitnehmer vertragsgemäß verhalten hätte, z.B. “Wir erwarten von Ihnen, dass Sie sich  an den betrieblichen Pausenplan halten. Nur so können wir sicherstellen, dass unser Büro jederzeit besetzt ist.” 

Androhung arbeitsrechtlicher Konsequenzen

Machen Sie deutlich, dass Sie solch ein Verhalten in Zukunft nicht mehr hinnehmen, z.B. “Wir werden ein solches Verhalten in der Zukunft nicht mehr tolerieren.” 

Darüber hinaus muss die Abmahnung eine exakte Androhung der zu erwartenden Konsequenzen beinhalten, d.h. dem Arbeitnehmer muss zweifelsfrei  deutlich werden, dass er bei einem nochmaligen  Pflichtverstoß mit der Kündigung des Arbeitsverhältnisses rechnen muss. Vage Drohungen wie “Das  wird für Sie Konsequenzen haben” oder “beim nächsten Mal leite ich ernstere Schritte ein”, sollten Sie  keinesfalls benutzten. Legen Sie die Karten auf den  Tisch und schreiben Sie z.B. ” Falls sich diese Verhalten wiederholt, müssen Sie mit der Kündigung Ihres  Arbeitsverhältnisses rechnen”. 

Abmahnung mündlich oder schriftlich?

Viele denken: “Nur eine schriftliche Abmahnung gilt!” Das ist falsch! Eine Abmahnung kann auch mündlich  ausgesprochen werden und hat rechtlich genau den gleichen Stellenwert wie eine schriftliche. Problematisch wird allerdings oft die Beweisbarkeit sein.  Wenn Sie als Arbeitgeber eine mündliche Abmahnung aussprechen, sollten Sie jedenfalls genügend  Zeugen dafür benennen können. 

Es empfiehlt sich daher, die Abmahnung in jedem  Fall schriftlich abzufassen. Nehmen Sie die Abmahnung zur Personalakte. Achtung: Geht es um sensible Themen, wie beispielsweise Alkoholmissbrauch oder Drogen, sollten Sie sich sicherstellen, dass nur der direkte Personalverantwortliche Zugang zu den Unterlagen hat.

Achtung: Eine Abmahnung erfordert zur Wirksamkeit, dass sie dem Mitarbeiter auch zugeht. Der Arbeitgeber trägt dafür die Beweislast. Von einem einfachen Brief  per Post ist daher in jedem Fall abzuraten. Lassen  Sie sich den Empfang der Abmahnung vom Arbeitnehmer am besten sofort bei der Übergabe quittieren. So kann er sich später nicht darauf berufen das  Schriftstück nie erhalten zu haben.  

Einzelne Urteile zur Abmahnung im Arbeitsrecht

Nicht immer ist klar, welches Verhalten der Arbeitnehmer abmahnen darf. Darf der Arbeitgeber beispielsweise eine Abmahnung wegen Unfreundlichkeit gegenüber Kunden aussprechen? Dies hatte das Landesarbeitsgericht Kiel zu entscheiden und bejahte das Gericht diese Frage. (Landesarbeitsgericht Kiel, AZ. 2 Sa 17/14). 

Doch Vorsicht: Der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit ist zu wahren. In einem Urteil stellte das Arbeitsgericht Leipzig klar, dass Verstöße gegen den Arbeitsvertrag nicht immer so schwerwiegend sind, dass eine sofortige Abmahnung rechtmäßig ist. Der Arbeitnehmer war nur 13 Minuten zu spät gekommen. Es lag zwar ein objektiver Verstoß gegen Arbeitsvertrag vor. Die Abmahnung war aber nicht verhältnismäßig. Eine einfache Ermahnung hätte ausgereicht, so die Richter (Arbeitsgericht Leipzig, Az. 8 Ca 532/15).