Über die Genehmigung des Jahresurlaubs kommt es leider immer wieder zu Streitigkeiten im Betrieb. Lesen Sie hier, was bei einem Urlaubsantrag zu beachten ist und wie die Interessen der Mitarbeiter bei der Urlaubsplanung zu berücksichtigen sind.

Tipp: Nutzen Sie einen Muster Urlaubsantrag und die Urlaubs- und Fehltagekarte 2022, um den Überblick über die Fehlzeiten im Betrieb zu behalten.

Wann muss man den Urlaubsantrag abgeben?

Es gibt keine allgemein gültigen Vorgaben zur Abgabe eines Urlaubsantrags. Viele Tarifverträge oder auch Betriebsvereinbarungen sehen allerdings bestimmte Fristen vor. Gibt es in der Firma keinen Betriebsrat und sind auch keine Tarifverträge einschlägig, sind unterschiedliche Vorgehensweisen denkbar. Generell gilt, dass der Urlaub so frühzeitig eingereicht werden muss, dass der Arbeitgeber den Ersatz für den Arbeitnehmer planen kann. In der Regel setzt man hierzu zwei Wochen als Vorlauf an.

Oft gibt der Arbeitgeber aber schon sehr früh die Anweisung, den Urlaub für das nächste Jahr bis zu einem bestimmten Termin einzureichen. Nicht jeder Arbeitnehmer ist davon begeistert. Dennoch ist ein solches Vorgehen zur Urlaubsplanung nicht untersagt. Der Chef darf allerdings zu spät eingereichten Urlaub nicht verweigern. Er kann sich aber darauf berufen, dass frühzeitig eingereichter Urlaub bei Kollisionen vorrangig berücksichtigt wird.

Wer hat bei der Urlaubsplanung Vorrang?

§ 7  BUrlG sieht lediglich vor, dass die Wünsche des Arbeitnehmers bei der Festlegung des Urlaubs zu berücksichtigen sind. Nur bei dringenden betrieblichen Bedürfnissen darf der Arbeitgeber den Antrag ablehnen. Doch was gilt, wenn mehrere Mitarbeiter ihren Antrag für die Sommerferien abgeben? Hat das zur Folge, dass immer nur Mitarbeiter mit Schulkindern bevorzugt werden? Das ist nicht automatisch so. Der Arbeitgeber muss grundsätzlich die Belange aller Angestellten berücksichtigen. Er darf also nicht willkürlich entscheiden, dass Eltern mit schulpflichtigen Kindern sich in jedem Fall den Urlaub frei aussuchen können. Kommt es nicht zu einer Einigung, dann muss man ein Mediator einschalten oder sogar das Arbeitsgericht anrufen. Es empfiehlt sich, im Betrieb ein transparentes System zu etablieren, damit innerhalb der einzelnen Abteilungen keine Zwistigkeiten aufkommen, die das Betriebsklima belasten.

Darf man den gesamten Urlaub zusammenhängend nehmen?

Sofern keine betrieblichen Belange dagegen sprechen, darf der Arbeitnehmer seinen Jahresurlaub im Stück nehmen. Besteht der Arbeitgeber auf einer Stückelung, dann muss er dies nachvollziehbar begründen. In jedem Fall hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, dass einer der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfasst. Achtung: Im Bundesurlaubsgesetz zählt auch der Samstag als Werktag. Der Gesetzgeber meint also zwei zusammenhängende Urlaubswochen. Je nach Branche liegt es im Interesse des Betriebes einen Betriebsurlaub anzuordnen. Dies ist generell möglich, sofern die Regelung nicht willkürlich nur einzelne Arbeitnehmer trifft und rechtzeitig mitgeteilt wird. Aber auch hier müssen Arbeitgeber Grenzen einhalten! Sie dürfen nicht den gesamten Jahresurlaub verplanen. Der Mitarbeiter darf mindestens zwei Fünftel des Jahresurlaubs selbst bestimmen.

Darf der Chef die Urlaubsgenehmigung widerrufen?

Leider kommt es manchmal vor, dass der Chef einen Mitarbeiter dazu auffordert seinen Urlaub zu verlegen. Obwohl er diesen bereits genehmigt hatte. Dies ist nur in extremen Ausnahmefällen zulässig. Etwa, wenn eine betriebliche Notlage vorliegt und die Existenz des Unternehmens gefährdet wäre. In der Regel gilt aber, dass die Urlaubsgenehmigung bindend ist. Entsprechend gilt dies dann aber auch für den Urlaubsantrag des Arbeitnehmers. Auch dieser darf seinen Antrag nicht mehr zurückziehen.

Ohne Genehmigung wegfahren?

Ohne eine Urlaubsgenehmigung sollten Sie niemals der Arbeit fernbleiben. Reagiert der Arbeitgeber nicht auf Ihren Antrag müssen Arbeitnehmer rechtliche Schritte anleiten. Was tun, wenn eine Urlaubsabsprache mündlich erfolgt ist. Sollte man auf die mündliche Zusage vertrauen? Das Gesetz sieht keine Schriftform vor. Somit ist auch eine mündliche Genehmigung gültig, es sei denn ein Tarifvertrag sagt etwas anderes aus. Dennoch ist von mündlichen Vereinbarungen dringend abzuraten! Denn der Arbeitnehmer trägt die Beweislast für die Urlaubsgenehmigung. Bei Unstimmigkeiten droht eine Abmahnung wegen eigenmächtigen Urlaubsantritts oder sogar die Kündigung.

Lassen Sie sich also den Urlaub immer schriftlich bescheinigen. Wenn ein schriftlicher Urlaubsantrag gestellt wurde, muss dieser innerhalb eines zumutbaren Zeitraums (in der Regel zwei Wochen) entschieden werden. Bleibt eine Entscheidung aus, kann der Arbeitnehmer das Arbeitsgericht einschalten.