Unstreitig muss der Arbeitnehmer nichts zurückzahlen, wenn er vor Beginn der Fortbildung keine entsprechende Vereinbarung unterzeichnet hat. Gibt es eine Vereinbarung, dann muss man die Rückzahlungsklausel genau prüfen. Eine unangemessene Benachteiligung des Arbeitnehmers darf nicht vorliegen. Die Arbeitsgerichte erkennen aber dem Grunde nach an, dass das Unternehmen ein Interesse daran hat, einen Mitarbeiter längerfristig zu binden, wenn man durch die Finanzierung einer Fortbildung quasi in Vorleistung gegangen ist. Die Klausel muss aber so formuliert sein, dass der Mitarbeiter das mit der etwaigen Rückzahlung verbundene Risiko einschätzen kann. Inhaltlich hängt das stark vom Einzelfall ab.

Welche Fortbildungskosten dürfen zurückgefordert werden?

Zu den Fortbildungskosten, die in Betracht kommen, zählen nicht nur die direkten Kosten für den jeweiligen Kurs. Auch die Vergütung, die der Arbeitnehmer während der Freistellung für die Weiterbildung geleistet hat, gehört zum “Schaden” des Arbeitgebers. Ebenso wie etwaige Reise- und Übernachtungskosten oder Kosten für Lehrbücher. Aus der Klausel muss konkret hervorgehen, mit welchen Kosten zu rechnen ist.

Wenn Sie eine Muster Fortbildungsvereinbarung nutzen, stellen Sie sicher, dass alle relevanten Punkte in der Rückzahlungsklausel berücksichtigt sind.

Bindungsdauer berechnen

Die Bindung des Arbeitnehmers an den Arbeitsvertrag muss in einem angemessenen Verhältnis zu der Höhe der Kosten stehen. Die Rechtsprechung des Bundesarbeitsgericht hat hier Richtwerte bestimmt: 

Dauer der Fortbildung

  • bis zu einem Monat =  Bindung bis zu sechs Monaten,
  • bis zu zwei Monaten = Bindung bis zu einem Jahr ,
  • bis zu vier Monaten = Bindung bis zu zwei Jahren,
  • bis zu einem Jahr = Bindung bis zu drei Jahren,
  • mehr als 2-jährige Dauer =  Bindung von bis zu 5 Jahren.

Achtung: Diese Werte sind nicht verbindlich! Sie dienen lediglich der Orientierung, um die Verhältnismäßigkeit abschätzen zu können. 

Abschmelzung des Rückzahlungsbetrages

Dass es nicht im Rahmen der Verhältnismäßigkeit liegen kann, wenn der Arbeitnehmer bei einer Kündigung nach fünf Jahren noch die gesamten Fortbildungskosten zurückzahlen muss, dürfte für jeden nachvollziehbar sein. Eine Rückzahlungsvereinbarung muss daher die Reduzierung des Zahlungsbetrages nach einem gewissen Zeitablauf vorsehen. Üblich ist die prozentuale Reduzierung für jeden abgelaufenen Monat der Bindungsdauer. 

Wann wird die Rückzahlung der Fortbildungskosten fällig

Dass die Rückzahlung nur gefordert werden kann, wenn der Mitarbeiter auf eigene Veranlassung aus dem Unternehmen ausscheidet ist einleuchtend. In der Klausel muss dies dennoch klargestellt werden. Nicht nur eine Eigenkündigung stammt aus der Sphäre des Arbeitnehmers, sondern auch eine verhaltensbedingte Kündigung des Arbeitgebers. Schließen die Parteien vor Ablauf der Bindungsfrist einen Aufhebungsvertrag ab, sollten sie  darin auf jeden Fall aufführen, was bezüglich der Rückzahlung der Fortbildungskosten gelten soll.