Im folgenden Artikel erfahren Sie mehr darüber, was genau sich bei der steuerlichen Handhabung der Reisekosten geändert hat und inwiefern sich diese Änderungen auf Ihre Steuererklärung auswirken.
Zur einfachen Reisekostenabrechnung 2023 finden Sie hier unsere selbstrechnende Vorlage zur Abrechnung beruflich bedingter Reisekosten, in welche Sie Ihre individuellen Angaben ohne Probleme eintragen können.
Was sind steuerrechtliche Reisekosten?
Unter dem Begriff Reisekosten versteht sich im Allgemeinen alles rund um berufliche oder betriebliche Fahrt- und Übernachtungskosten, ebenso wie Verpflegungsmehraufwendungen. Auch weitere anfallende Kosten im Rahmen einer dienstlichen Reise zählen dazu. Diese nennen sich Reisenebenkosten.
Reisekosten steuerlich absetzen
Sowohl Unternehmen, als auch Arbeitnehmer sind in der Lage berufliche Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Fallen einem Betrieb also Kosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit an, so können diese als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.
Arbeitnehmer können den Mehraufwand für beruflich veranlasste Reisen als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Wenn Sie die Dienstreise steuerlich als Werbungskosten abziehen wollen, müssen Sie allerdings die tatsächlichen Übernachtungskosten nachweisen. Gegenüber dem Finanzamt dürfen Sie also die Pauschbeträge für Übernachtungskosten nicht angeben. Diese gelten nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber. Anders verhält es sich bei der Verpflegung. Hier können Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen in der Steuererklärung angeben, müssen also im Restaurant keine Belege sammeln.
Achtung: Erstattet der Betrieb dem Arbeitnehmer die Reisekosten für Übernachtung und Verpflegung, so sind diese nicht als Werbungskosten steuerlich absetzbar.
Neu 2023: Pauschbeträge für Auslandsreisen
Um die Handhabung der Reisekostenerstattung zu erleichtern, gibt das Bundesfinanzministerium jährlich die Pauschbeträge für die Reisekosten im In- und Ausland bekannt. Die Pauschbeträge für das Ausland sind durch den angenommenen Mehraufwand in der Regel vergleichsweise höher als bei inländischen Reisen. Die Pauschalen für alle Länder werden in jedem Jahr anhand der jeweiligen Lebenshaltungskosten im Land ermittelt und ggf. angepasst.
Aufgrund der besonderen Umstände, die die Corona-Pandemie mit sich brachte, kam es in den vergangenen zwei Jahren zu keinen Anpassungen. Dies änderte sich zu Beginn diesen Jahres nun endlich. Laut Bundesfinanzministerium gelten jegliche Änderungen mit Blick auf Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für betrieblich und beruflich veranlasste Auslandsreisen daher seit dem 1. Januar 2023.
Die genauen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland finden Sie länderspezifisch auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.
Gekürzte Pauschale für den Verpflegungsaufwand
Verdeutlicht wird im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 23. November 2022, dass die Verpflegungskostenpauschale zu kürzen ist, wenn der Arbeitgeber beispielsweise im Voraus für die morgendliche Verpflegung des Arbeitnehmers durch ein Frühstück im Hotel aufkommt. Eine entsprechende Kürzung der Pauschale erklärt sich durch die geringeren Verpflegungskosten, die dadurch für den Mitarbeitenden entstehen. Relevant ist dies beispielsweise in Fällen, in denen der Arbeitnehmer am gleichen Tag von einem Land ins Inland und dann wieder in ein drittes Land wechselt. Es gilt immer der Pauschbetrag für den Ort, den der Reisende vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht hat.
Das Bundesfinanzministerium nennt das folgende Beispiel: Ein Ingenieur hält sich dienstlich in Straßburg auf. Er reist von dort aus kurz zurück in seine Wohnung, um zu packen und gleich weiter nach Kopenhagen zu fahren. Dort kommt er noch um 23 Uhr desselben Tages an. Da für Kopenhagen eine höhere Verpflegungspauschale als für Straßburg gilt, muss der Arbeitgeber für den Reisetag die höhere Pauschale zahlen. Der Arbeitnehmer hatte allerdings noch in Straßburg gefrühstückt. Entsprechend darf der Arbeitgeber die Verpflegungskostenpauschale kürzen.
