Im folgenden Artikel erfahren Sie mehr darüber, was genau sich bei der steuerlichen Handhabung der Reisekosten ändert und inwiefern sich diese Änderungen auf Ihre Steuererklärung auswirken.

Zur einfachen Reisekostenabrechnung 2022 finden Sie hier unsere selbstrechnende Vorlage zur Abrechnung beruflich bedingter Reisekosten, in welche Sie Ihre individuellen Angaben ohne Probleme eintragen können.

Was sind steuerrechtliche Reisekosten?

Unter dem Begriff Reisekosten versteht sich im Allgemeinen alles rund um berufliche oder betriebliche Fahrt- und Übernachtungskosten, ebenso wie Verpflegungsmehraufwendungen. Auch weitere anfallende Kosten im Rahmen einer dienstlichen Reise zählen dazu. Diese nennen sich Reisenebenkosten.

Reisekosten steuerlich absetzen

Sowohl Unternehmen, als auch Arbeitnehmer sind in der Lage berufliche Reisekosten steuerlich geltend zu machen. Fallen einem Betrieb also Kosten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit an, so können diese als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Arbeitnehmer können den Mehraufwand für beruflich veranlasste Reisen als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben. Wenn Sie die Dienstreise steuerlich als Werbungskosten abziehen wollen, müssen Sie allerdings die tatsächlichen Übernachtungskosten nachweisen. Gegenüber dem Finanzamt dürfen Sie also die Pauschbeträge für Übernachtungskosten nicht angeben. Diese gelten nur bei Erstattung durch den Arbeitgeber. Anders verhält es sich bei der Verpflegung. Hier können Arbeitnehmer die Verpflegungspauschalen in der Steuererklärung angeben, müssen also im Restaurant keine Belege sammeln.

Achtung: Erstattet der Betrieb dem Arbeitnehmer die Reisekosten für Übernachtung und Verpflegung, so sind diese nicht als Werbungskosten steuerlich absetzbar.

Neu 2022: Pauschbeträge für Auslandsreisen

Um die Handhabung der Reisekostenerstattung zu erleichtern, gibt das Bundesfinanzministerium jährlich die Pauschalbeträge für die Reisekosten im In- und Ausland bekannt. Die Pauschalbeträge für das Ausland sind durch den angenommenen Mehraufwand in der Regel Vergleich höher als bei inländischen Reisen. Die Pauschalen für alle Länder werden in jedem Jahr anhand der jeweiligen Lebenshaltungskosten im Land ermittelt und ggf. angepasst.

Aufgrund der besonderen Umstände, die die Corona-Pandemie mit sich bringt, muss es in diesem Jahr aber keine Anpassung geben. Laut Bundesfinanzministerium ändern sich Auslandstage- und Auslandsübernachtungsgelder nach dem Bundesreisekostengesetz zum 1. Januar 2022 coronabedingt nicht.

Gekürzte Pauschale für den Verpflegungsaufwand

Verdeutlicht wird im Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 27. September 2021, dass die Verpflegungskostenpauschale zu kürzen ist, wenn der Arbeitgeber beispielsweise im Voraus für die morgendliche Verpflegung des Arbeitnehmers durch ein Frühstück im Hotel aufkommt. Eine entsprechende Kürzung der Pauschale erklärt sich durch die geringeren Verpflegungskosten, die dadurch für den Mitarbeitenden entstehen. Relevant ist dies beispielsweise in Fällen, in denen der Arbeitnehmer am gleichen Tag von einem Land ins Inland und dann wieder in ein drittes Land wechselt. Es gilt immer der Pauschbetrag  für den Ort, den der Reisende vor 24.00 Uhr Ortszeit erreicht hat.

Das Bundesfinanzministerium nennt das folgende Beispiel: Ein Ingenieur hält sich dienstlich in Straßburg auf. Er reist von dort aus kurz zurück in seine Wohnung, um zu packen und gleich weiter nach Kopenhagen zu fahren. Dort kommt er noch um 23 Uhr desselben Tages an. Da für Kopenhagen eine höhere Verpflegungspauschale als für Straßburg gilt, muss der Arbeitgeber für den Reisetag die bereits die höhere Pauschale zahlen. Der Arbeitnehmer hatte allerdings noch in Straßburg gefrühstückt. Entsprechend darf der Arbeitgeber die Verpflegungskostenpauschale kürzen.