Im folgenden Ratgeber geben wir Ihnen die wichtigsten Informationen rund um die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung mit auf den Weg und informieren Sie außerdem über den genauen Ablauf.

Was ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung?

Grundsätzlich stellt die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) die Krankschreibung auf digitalem Wege dar. Der bekannte gelbe Schein soll damit abgelöst und der bisherige Bürokratieaufwand reduziert werden.

Die Einführung der digitalen Krankschreibung findet in Phasen statt. So umfasste die erste Phase eine verpflichtende elektronische Übermittlung für Arztpraxen und Krankenhäuser. Aufgrund mangelnder vollumfänglicher Software war die vollständige Umsetzung bisher noch nicht möglich. Die finale Abschaffung des gelben Scheins ist damit auf den 31. Dezember 2022 datiert. Lesen Sie hier, wie der Datenschutz die elektronische Verarbeitung von Gesundheitsdaten regelt.

Was ändert sich ab dem 1. Januar 2023?

Ab dem 1. Januar 2023 soll nun die zweite Phase der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung eingeläutet werden. Damit sind Arbeitgeber ab kommendem Jahr zum elektronischen Verfahren verpflichtet. Dies bedeutet im Klartext, dass der Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsdaten bei den Krankenkassen abrufen muss, da der Arbeitnehmer keine schriftliche Krankschreibung mehr vorlegen muss.

Tipp: Vorerst ist dennoch die ärztliche Papierbescheinigung über die Arbeitsunfähigkeit eines Arbeitnehmers als gesetzliches Beweismittel vorgesehen. 

Wie funktioniert die elektronische Krankschreibung?

Wie auch bisher sind an dem Prozess der Krankschreibung im digitalen Verfahren die Arztpraxen, die Krankenkassen und die Arbeitgeber beteiligt. Der grundsätzliche Ablauf der elektronischen Krankmeldung lässt sich dabei in vier Schritte unterteilen. Diese möchten wir Ihnen im Nachfolgenden vorstellen:

  1. Der erkrankte Arbeitnehmer lässt sich in einer Arztpraxis untersuchen und im entsprechenden Fall eine Arbeitsunfähigkeit feststellen.
  2. Die jeweilige Arztpraxis meldet die Arbeitsunfähigkeit des Arbeitnehmers auf elektronischem Wege der Krankenkasse.
  3. Der nun krankgeschrieben Arbeitnehmer informiert seinen Arbeitgeber über die Arbeitsunfähigkeit. Dies findet über den individuell abgesprochenen Weg statt.
  4. Der Arbeitgeber ruft fünf Datensätze der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung seines Arbeitnehmers bei der jeweiligen Krankenkasse ab.

Welche Daten kann der Arbeitgeber abrufen?

Im vierten Schritt ist der Arbeitgeber wie bereits erwähnt dazu verpflichtet, fünf Datensätze der eAU abzurufen. Es handelt sich dabei um folgende:

  • Name des Arbeitnehmers
  • Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
  • Datum der ärztlichen Feststellung
  • Kennzeichnung als Erst- oder Folgemeldung
  • zusätzliche Angabe, dass die Arbeitsunfähigkeit auf einen Arbeitsunfall zurückzuführen ist

Wichtig: Ein regelmäßiger oder pauschaler Abruf der Datensätze der elektronischen Arbeitsunfähigkeit ist dem Arbeitgeber nicht gestattet und demnach auch nicht möglich. Wer also beispielsweise den Verdacht hat, dass die Krankheit vorgeschoben ist, muss auch zukünftig berechtigte Zweifel anmelden und unter Beweis stellen, um die Beweiskraft des “elektronischen gelben Scheins” zu entkräften.

Weitere Gesundheitsdaten sowie medizinische Dokumente werden in der elektronischen Patientenakte (ePA) gespeichert. Wie Sie diese Akte richtig nutzen und wer darauf Zugriff hat, erfahren Sie hier.