Der Begriff “Warenwirtschaftssystem” bezieht sich auf die Verwaltung von Warenbeständen und den damit verbundenen Geschäftsprozessen im Bereich Handel und Logistik. Generell umfasst die Warenwirtschaft alle Aufgaben von der Beschaffung von Waren über die Lagerung und Kommissionierung bis hin zur Auslieferung an den Kunden. Doch was umfasst ein Warenwirtschaftssystem genau. Schauen wir uns dazu das Ziel der Warenwirtschaft an.

Was ist das Ziel der Warenwirtschaft?

Warenbestände müssen verwaltet werden, um die eine effiziente Abwicklung der Geschäftsprozesse sicherzustellen. Diese gesamte Verwaltung bezeichnet man als Warenwirtschaft. Nur mit einem funktionierenden Warenwirtschaftssystem lässt sich ein reibungsloser Ablauf des Betriebs gewährleisten. Kommt es zu Störungen in einem Bereich der Warenwirtschaft, so wirkt sich das auf die gesamte Produktion aus. Daher gehört zum Ziel der Warenwirtschaft unter anderem die Überwachung der Lagerbestände, die Planung von Bestellungen und Lieferungen sowie die Überwachung von Lieferfristen und -qualität.

Moderne Warenwirtschaftssysteme unterstützen Unternehmen dabei, diese Aufgaben effektiv und automatisiert zu erledigen. Sie ermöglichen eine hohe Transparenz und Kontrolle über die Warenbewegungen und tragen so zur Optimierung von Prozessen und zur Kostenreduzierung bei.

Was ist ein Warenwirtschaftsystem?

Eine allgemeine Warenwirtsschaftssystem Definition gibt es nicht. Früher wurde die Warenwirtschaft in der Regel manuell erfasst, mithilfe von Papierdokumenten oder Tabellenkalkulationen. Bestandslisten wurden von Hand geführt, Bestellungen und Lieferscheine wurden manuell ausgefüllt und in Papierform archiviert. Dies war sehr zeitaufwändig und fehleranfällig, da die Daten oft mehrfach erfasst und übertragen werden mussten.

Moderne Warenwirtschaftssysteme sind in der Regel Softwarelösungen, die Unternehmen bei der Verwaltung von Warenbeständen und Geschäftsprozessen unterstützen. Sie basieren auf Datenbanken und ermöglichen eine umfassende Verwaltung von Informationen zu Produkten, Bestellungen, Lieferungen, Kunden und Lieferanten. Solche Warenwirtschaftssysteme gibt es heutzutage schon zugeschnitten für bestimmte Branchen, wie Einzelhandel oder Logistik, für unterschiedliche Unternehmensgrößen und sogar unternehmensübergreifend. Die Menüführung ist teilweise so einfach und benutzerfreundlich, dass man sie ohne umfassende Schulungen bedienen kann.

Wie funktionieren Warenwirtschaftsysteme?

Ein Warenwirtschaftssystem besteht auf einer Vielzahl von Komponenten. Wie ist ein Warenwirtschaftssystem aufgebaut? Schauen wir uns dazu die Funktionsweise eines Warenwirtschaftssystems an, die sich grob in folgende Schritte unterteilen lässt:

  • Erfassung von Daten: Das Warenwirtschaftssystem erfasst Daten zu Produkten, Bestellungen, Lieferungen, Kunden und Lieferanten aus verschiedenen Quellen wie z.B. Scanner, Barcodes, Handbücher oder elektronische Bestellformulare.
  • Verarbeitung von Daten: Die erfassten Daten werden vom System verarbeitet, um z.B. Lagerbestände zu aktualisieren, Bestellungen zu planen oder Lieferungen zu überwachen.
  • Planung und Steuerung: Das System unterstützt Unternehmen bei der Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen, z.B. bei der Bestellplanung, der Lieferantensteuerung oder der Lagerverwaltung.
  • Integration: Moderne Warenwirtschaftssysteme lassen sich in andere Unternehmenssysteme wie z.B. Buchhaltungssysteme oder E-Commerce-Plattformen integrieren, um eine nahtlose Datenübertragung zu ermöglichen.
  • Analyse und Reporting: Warenwirtschaftssysteme ermöglichen eine umfassende Analyse von Geschäftsdaten und liefern Berichte und Dashboards, die es Unternehmen ermöglichen, Prozesse zu optimieren und Entscheidungen auf Basis von Daten zu treffen.

Warenwirtschaftsystem als Software

Warenwirtschaftssysteme sind leistungsstarke Softwarelösung für kleine und mittelständische Unternehmen, die bei der Verwaltung von Warenbeständen und Geschäftsprozessen unterstützt. Ein Beispiel dafür die Lexware warenwirtschaft. Diese Software ist intuitiv bedienbar und bietet eine umfassende Funktionalität, die sich individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens anpassen lässt.

Der Software-Hersteller Lexware vertreibt eines der beliebtesten Warenwirtschaftssysteme. Aufgrund der leichten Bedienbarkeit und intuitiven Menüführung kann es auch von Einsteigern genutzt werden. Lexware warenwirtschaft ermöglicht nicht nur eine effiziente Lagerverwaltung, Bestell- und Rechnungsmanagement sondern auch eine nahtlose Integration in andere Unternehmenssysteme und E-Commerce Plattformen wie eBay oder Amazon. Damit unterstützt das System Unternehmen dabei, Bestände zu verwalten, Bestellungen zu planen und Lieferungen zu überwachen. Es ermöglicht auch die Verwaltung von Kundendaten und die Erstellung von Rechnungen und Gutschriften.

Modernes Warenwirtschaftssystem integriert E-Commerce

Eine Anforderung, die nicht nur für ein Warenwirtschaftssystem Einzelhandel unerlässlich ist, ist die Möglichkeit, verschiedene E-Commerce-Plattformen wie z.B. Amazon oder eBay anzubinden. So können Bestellungen automatisch importiert und in das System integriert werden. Dies erleichtert den Verkauf von Waren über verschiedene Kanäle und erhöht die Effizienz der Geschäftsprozesse.

Optimierung der Geschäftsprozesse durch Analyse und Reporting

Umfangreiche Analysemöglichkeiten dürfen in einem modernen Warenwirtschaftssystem nicht fehlen. Sie ermöglichen es dem Unternehmer, Geschäftsprozesse zu optimieren und auf Basis von Daten fundierte Entscheidungen zu treffen. Dashboards und Berichte zeigen Lagerbestände, Umsätze, Kosten und andere wichtige Kennzahlen auf einen Blick an. Diese Daten sind jederzeit abrufbar und können je nach Bedarf gebündelt werden.

Steigerung der Kundenzufriedenheit

Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht es Unternehmen, ihre Warenbestände in Echtzeit zu überwachen, um schnelle Entscheidungen zu treffen, wenn sich Änderungen in der Nachfrage oder im Bestand ergeben. Somit ergibt sich auch eine deutliche Verbesserung der Kundenbetreuung: Der Unternehmer behält den Überblick über die Warenbestände und kann damit Lieferzeiten zuverlässig und schnell angeben. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern fördert auch eine höhere Kundenzufriedenheit.