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Zahlungserinnerung
Freundlich formuliertes Mahnschreiben zur 1. Mahnung
  • Mahnung im freundlichen Ton
  • Rechtssicher an ausstehende Zahlung erinnern
  • Muster downloaden, ausfüllen und verschicken

Die Zahlungserinnerung bringt eine unbeglichene Rechnung zurück ins Gedächtnis des säumigen Geschäftspartners. In der Regel sollte die Zahlung spätestens 14 Tage nach Rechnungsstellung erfolgen. Ist der Eingang bis zu diesem Stichtag nicht zu verzeichnen, sollte der Rechnungssteller dem Schuldner jedoch nicht unbedingt Absicht unterstellen. Oft geht eine Forderung in der Hektik des geschäftlichen Alltags unbeabsichtigt unter. Dementsprechend freundlich ist dieses Muster formuliert. Fruchtet die Zahlungserinnerung nicht, müssen Sie zum Mittel der 2. Mahnung greifen.

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Das Mahnschreiben - nicht angenehm, aber notwendig

Eine Zahlungserinnerung auszustellen und zu versenden ist immer eine unangenehme Sache. Wenn ein Unternehmen seinem Geld hinterher laufen muss, verursacht das bei dem betroffenen Selbstständigen Stress und zusätzliche Kosten. Gerade bei kleinen Unternehmen wie Handwerksfirmen oder Einzelhändlern können auch ausstehende kleine Beträge große Auswirkungen haben und eine Firma an den Rand des Ruins treiben.

Ein Mahnschreiben sollte bei dem säumigen Kunden ein schlechtes Gewissen auslösen und die sofortige Zahlung des fälligen Betrages bewirken. Die Bezeichnung "1.Mahnung" charakterisiert die Zahlungserinnerung als eine vergleichsweise sanfte Form der Mahnung. Auch wenn Sie als Selbstständiger über den Zahlungsverzug zurecht verärgert sind: bevor Sie mit dem Anwalt drohen, müssen Sie beim Kunden die Begleichung der erbrachten Leistung anmahnen.

Welche Inhalte gehören in eine Zahlungserinnerung?

Rechnungen über Rechnungen - da kann man schon mal den Überblick verlieren. Umso wichtiger, dass die Zahlungserinnerungen für diese Rechnungen dann nur das Wichtigste zusammenfassen. Die Inhalte einer Mahnung sollten sich auf ein Minimum beschränken. Keine unnötigen Floskeln, keine großen Reden: Ein Mahnschreiben sollte dem Kunden lediglich das Rechnungsdatum, die Rechnungsnummer, den Endbetrag der Rechnung sowie das Fälligkeitsdatum in Erinnerung rufen.

Da sich Mahnungen immer auf eine bestimme Rechnung beziehen, ist eine erneute Aufzählung der erbrachten Leistungen nicht nötig. Das Schreiben sollte außerdem in einem möglichst neutralen und geschäftlichen Ton formuliert werden. Eine feste Form für ein Mahnschreiben existiert nicht, trotzdem bietet es sich an, auf eine juristisch geprüfte Vorlage oder ein Muster zurückzugreifen.

Vorteile einer juristisch geprüften Zahlungserinnerung

Sollte es nach der ersten Mahnung, zu einem zweiten und dritten Schreiben und schlussendlich zu einem juristischen Streit kommen, ist eine einwandfrei formulierte Zahlungserinnerung von größter Wichtigkeit. Gerade vor Gericht können schon kleine Fehler und Ungenauigkeiten zu Problemen für den Rechnungssteller führen. Daher bietet sich für das Schreiben ein Muster an, das von einem Experten geprüft ist.

Vorteilhaft kann sich außerdem ein Versand dieses Musterbriefes per Einschreiben gestalten. Bei dieser Versandart können die Rechnungsempfänger - sprich die Kunden - den korrekten Erhalt der Zahlungserinnerungen im Nachhinein nicht abstreiten. Auf noch höherer Stufe steht die Zustellung per Gerichtsvollzieher. Diese allerdings bringt dann wieder Rechnungen für den ursprünglichen Rechnungssteller mit sich: Ungefähr 10 bis 15 Euro kostet diese, vermutlich sicherste Zustellungsform.

Was passiert nach der ersten Zahlungserinnerung?

Reagiert ein Kunde nach der ersten freundlichen Zahlungserinnerung nicht, folgt in der Regel eine etwas schärfere Mahnung. Bevor der Tonfall in der Geschäftsbeziehung jedoch einen unschönen Klang annimmt, bietet sich immer noch eine andere Möglichkeit: Das persönliche Gespräch. Die Gründe für eine nicht vollzogene Zahlungen können vielfältig sein. Manchmal sind die Zahlungsschwierigkeiten des Kunden nur temporär und es bietet sich eine Zahlung in Raten an.

Eine freundliche Art der Kommunikation hilft oft weiter: Manchmal können Geschäftspartner so noch für die Zukunft erhalten werden. Gerade dieser Gesprächsfaden, soll durch den freundlichen Tonfall unserer Vorlage für die Zahlungserinnerungen erhalten bleiben. Online finden Sie eine Vielzahl dieser Beispiel-Zahlungserinnerungen für Unternehmen. Auch in diesem Fall muss allerdings ebenfalls die juristische Absicherung der Mahnungen in den Vordergrund gestellt werden. Die Vorlagen bei Formblitz sind sowohl sowohl juristisch geprüft, als auch per PDF und per Word erhältlich. Sie bieten Unternehmen damit größtmögliche Flexibilität beim Erstellen der Zahlungserinnerung.

Fragen und Antworten zum Thema Zahlungserinnerung

 
 
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Wo finde ich Vordrucke für Mietmahnungen?
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horst schaar (17.01.2012)
Sehr geehrter Herr Schaar, für Vermieter bieten wir ein Vorlagen-Paket mit Musterbriefen für verschiedene Aufforderungen, Mahnungen und Kündigungen zum Sparpreis an.
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