Gesprächsnotiz

Zur strukturierten Protokollierung wichtiger Gespräche
  • Schnell und übersichtlich Gespräche notieren!
  • Formular für strukturierte Datenerfassung
  • Ausfüllbare Gesprächsnotiz zum Sofort-Download

Vervielfältigen Sie unsere Vorlage für eine Gesprächsnotiz sooft Sie es wünschen! Mithilfe des Formulars gelingt es Ihnen alle relevanten Gesprächsdaten strukturiert festzuhalten und zu archivieren oder einfach beim nächsten Meeting griffbereit zur Hand zu haben. Optimieren Sie den Arbeitsablauf in Ihrem Betrieb und stellen Sie die Gesprächsnotiz Kundenberatern, Außendienstmitarbeitern und Telefonkräften aus. Vorlage einmal downloaden und dann nach Belieben einsetzen.

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Gesprächsnotiz für ein Telefongespräch

Eine Gesprächsnotiz kann eine enorme Hilfe sein, wenn es um wichtige Dinge geht. Nicht nur bei einem längeren Telefongespräch ist die Wahrscheinlichkeit groß, wichtiges wieder zu vergessen, bevor es verwendet oder auch weitergeleitet werden kann. Es ist deshalb notwendig Telefongespräche zu notieren. Wichtig ist dabei das Datum und den Gesprächspartner zu notieren.

Für etwaige Rückrufe werden die Kontaktdaten des Ansprechpartners notiert. So kann sichergestellt werden, dass bei einem Rückruf die richtige Person angesprochen wird. Sollte sich die von Ihnen zurückgerufene Person nicht mehr an das Telefonat erinnern, können Sie demjenigen auf die Sprünge helfen indem Sie ihm Tag, Datum, Uhrzeit und das Gesprächsthema nennen. Haben Sie sich während des Telefonats sorgfältige Notizen zum Gespräch gemacht, wissen Sie auch wie sich derjenige zum damaligen Zeitpunkt geäußert hat und welchen Standpunkt er vertritt.

Am besten ist es das Telefonat chronologisch zu protokolieren. Insbesondere wenn Sie den Anruf für jemand anderen – etwa einen Arbeitskollegen – entgegennehmen sollte Sie eine Gesprächsnotiz erstellen, denn Ihr Kollege muss sich auf Ihre Informationen verlassen. Mit einer Gesprächsnotiz können Sie unangenehme Situationen vermeiden, indem Sie Namen, Datum, Thema und vor allem die Rückrufnummer notieren.

Gesprächsnotiz für einen Besuch im Büro

Auch bei einem persönlichen Gespräch kann es von enormer Bedeutung sein, eine Gesprächsnotiz zu erstellen. Gerade im Geschäftsleben, werden Sie mit dieser Person sicherlich noch mehrere male Kontakt aufnehmen und müssen deshalb auf dem aktuellen Stand sein. Es ist mühsam, wenn man bei jedem neuen Treffen von vorne beginnen muss. Als Personalverantwortlicher kann sich eine Gesprächsnotiz auch anbieten, wenn von einem Arbeitnehmer ein anderes Verhalten verlangt wird. Sollte er sich trotz einer ersten Ansprache nicht an die Vorgaben halten, kann das Unterzeichnen einer Gesprächsnotiz oft Wunder bewirken.

Allein die Tatsache, dass Sie wissen wann Sie mit wem gesprochen haben, kann die weitere Kooperation erheblich beeinflussen. Sollte ein Gespräch stattfinden, das für einen Arbeitskollege von Bedeutung ist, weil er zum Beispiel das besprochene Bearbeiten soll und momentan nicht anwesend sein kann, wird durch eine Gesprächsnotiz der weitere Vorgang erheblich beschleunigt. Ihr Arbeitskollege weiß dann im besten Falle worum es sich gehandelt hat, was er zu tune hat und wen er gegebenenfalls auf das Thema ansprechen kann.

Eine Gesprächsnotiz kann im Arbeitsablauf somit viel Zeit einsparen. Halten Sie die Vorlagen immer griffbereit auf Ihrem Schreibtisch und hinterlassen Sie einen guten Eindruck im Geschäftsleben, weil Sie immer alles auf dem Schirm haben und vergessenes nicht entschuldigen müssen.