Protokolle

Ein Protokoll verleiht einem Termin bzw. einem Meeting Struktur und Muster. Ob es sich um die Übernahme einer Wohnung, die Sitzung eines Vereins oder die Abnahme eines Bauprojektes handelt - nur durch eine detaillierte Mitschrift bekommen die Ergebnisse einen offiziellen Anstrich. Selbst die wöchentliche Besprechung einer Abteilung oder eines Teams kommt ohne ein Protokoll nicht aus.

Vorstrukturierte Muster helfen, die während des Gespräches erörteten Punkte vollständig zu dokumentieren und erleichtern dem Protokollanten die Konzentration auf das Wesentliche. Im Anschluß an das protokollierte Ereignis wird das vom Schriftführer überarbeitete Protokoll den Teilnehmern zugesendet, damit diese ihre Anmerkungen zu einzelnen Punkten nachtragen können.

Zu unterscheiden sind mit dem Verlaufsprotokoll und dem Ergebnisprotokoll zwei Arten eines Gesprächsprotokolls. Während im Verlaufsprotokoll die besprochenen Aspekte chronologisch aufgelistet werden, stehen im Ergebnisprotokoll die konkreten Ergebnisse einer Besprechung im Vordergrund. Für beide Varianten ist es angeraten, vor der Erstellung ein Muster für das Protokoll anzulegen.

Besondere Bedeutung haben Protokolle bei der Vermietung von Wohnungen sowie der Übergabe von Immobilienprojekten. Im Wohnungsübergabeprotokoll etwa wird der Zustand der übergebenen Mietsache aufgeführt, ein Bauabnahmeprotokoll dokumentiert den Status Quo eines Objektes bei Inbetriebnahme einer Immobilie. Hier dient das Protokoll dazu, Differenzen im Nachhinien und gerichtlichen Streit zu vermeiden.