Für jeden Anlass das richtige Formular

Auch wenn Formulare als sichtbares Symbol von Bürokratie oft nicht den besten Ruf haben, beschleunigen und vereinfachen standardisierte Vorlagen Arbeitsabläufe. Sowohl aus öffentlichen Behörden als auch aus Unternehmen jeder Größe sind Formulare daher nicht wegzudenken. Ein Formblatt ermöglicht es, Daten standardmäßig zu erfassen, sodass Angaben leichter zu sichten und weiterzuverarbeiten sind. Die Nutzer von Formularen sind angehalten, in vorgefertigte Felder genau vorgeschriebene Informationen wie Wohnort oder Geburtsdatum einzutragen bzw. Auswahlfelder anzukreuzen. Im Gegensatz zu formlosen Anträgen wird auf diese Weise die Gefahr von Doppeldeutigkeiten vermieden und der Empfänger des ausgefüllten Vordruckes kann nach Erhalt vorgeschriebenen Verwaltungsvorgängen folgen.

Formulare sind vor allem ein unverzichtbarer Bestandteil in der Kommunikation von Bürgern und Unternehmen mit den Behörden. Trotz einiger Pilot-Projekte, die Prozesse öffentlicher Institutionen durch die Nutzung moderner Medien zu vereinfachen, sind für viele Anliegen nach wie vor Formulare notwendig, die in Amtsstuben abzuholen und einzureichen sind. Ein Fortschritt ist es immerhin, dass mittlerweile viele amtliche Formulare auf den Internetseiten der Ämter als Dateien verfügbar sind. Insbesondere weitläufige Institutionen wie das Finanzamt oder die Agentur für Arbeit bieten amtliche Vordrucke zum Download an. Auch die Verwaltungen immer mehr deutscher Städte demonstrieren mit herunterladbaren Anträgen, Merkblättern, Formblättern Service und Bürgernähe. So lassen sich neben den in ganz Deutschland gültigen Steuerformularen des Fiskus Anmeldeformulare, Ummeldungen, Verlustmeldungen oder Kindergeldanträge von den Internet-Seiten der Gemeinden holen.

Doch nicht nur die Portale staatlicher oder kommunaler Institutionen halten die offiziellen Vorlagen bereit. Auf einigen privat verantworteten Websites sind Formblätter eingestellt, die sich nicht von den behördlichen Mustern unterscheiden. Die Formulare sind dabei prinzipiell kostenlos, eine Website, die für den Download Geld verlangt, sollten Nutzer meiden.