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Welche Pflichten hat ein Hausverwalter?

Ob als privater Vermieter oder als professionelle Hausverwaltung, ob eine einzelne Immobilie oder ein ganzer Wohnungskomplex: Bei der Verwaltung einer Immobilie gibt es Aufgaben die unerlässlich sind. Sie werden meist in kaufmännische, juristische und technische Aufgaben unterteilt. Jedoch gibt es vom Gesetz keinen vorgeschriebenen Aufgabenkatalog. Verwaltungstätigkeiten beginnen mit der Suche nach dem richtigen Mieter. Ist dieser gefunden, muss per Mietvertrag eine Vereinbarung geschlossen werden. Zur ausführlichen Dokumentation des Ist-Zustands von Wohnräumlichkeiten bietet sich ein Übergabeprotokoll an. Das Protokoll wird gemeinsam mit dem Mieter vor Vertragsschluss aufgenommen und schützt beide Vertragsparteien vor Rechtsstreitigkeiten über den Objektzustand.

Nach einem wirksamen Vertragsschluss ist der Verwalter der erste Ansprechpartner für den neuen Mieter. Ein wichtiger Aspekt, vor allem auch für den Eigentümer der Immobilie, ist die Sicherstellung von regelmäßigen Mietzahlungen. Es ist als Immobilienverwalter des Objekts dafür zu sorgen, dass ein Konto für den Zahlungsverkehr eingerichtet ist. Darauf eingehende Zahlungen gilt es monatlich zu überprüfen und zur Nachverfolgung stets zu dokumentieren. Kautionszahlungen müssen dabei für den Mieter auf einem separat angelegten Kautionskonto angelegt werden. Nach Beendigung des Mietverhältnisses hat dann der Mieter das Recht auf Rückzahlung der Kaution und der dafür fälligen Zinsen. Auch hierfür hat der Verwalter Sorge zu tragen. Neben der monatlichen Miete wird vom Mieter auch die Zahlung von Nebenkosten verlangt. Sie müssen als Verwalter auf eine korrekte Abrechnung achten und gegebenenfalls Nachzahlungen mit Zahlungsfristen vom Mieter einfordern.

Eine erfolgreiche Verwaltung setzt auch die Bearbeitung von technischen Angelegenheiten voraus: Gibt es in einem Gebäude mehrere Eigentümer, gibt es auch technisches Gemeinschaftseigentum. Dazu zählen Klimaanlagen, Aufzüge, Klingelanlagen und alle anderen Einrichtungen, die der Hausgemeinschaft dienen. Deren Einrichtung und Instandhaltung ist Aufgabe des Immobilienverwalters. Modernisierungsmaßnahmen und daraus resultierende Mieterhöhungen müssen dem Mieter rechtzeitig mitgeteilt werden und müssen gerechtfertigt sein.

Laut dem Wohnungseigentumsgesetz kann bei mehreren Eigentümern in einem Gebäude zwischen der Selbstverwaltung und einem externen Verwaltungsunternehmen gewählt werden. Auf jeden Fall muss aber ein Verwalter bestellt werden. Beide Varianten bieten ihre Vorzüge, aber auch Nachteile. Die Selbstverwaltung kann einiges an Kosten ersparen, dafür ist der Aufwand für die Vermieter um einiges höher.

Hausverwaltervertrag unbedingt schriftlich abschliessen

Wird ein Hausverwaltervertrag abgeschlossen ist zu raten, dies schriftlich zu tun. Der Verwalter wird nämlich mit dem Abschluss eines Hausverwaltervertrags von den Eigentümern bevollmächtigt für diese Geschäfte abzuschließen. Die Vollmacht ermächtigt den Verwalter alle Geschäfte des üblichen Geschäftsablaufs abzuschließen. Hiervon erfasst sind beispielsweise auch die Vermietung, die Abrechnung der Betriebskosten und der Ausspruch von Kündigungen. Durch einen Hausverwaltervertrag können Sie den Inhalt und die Befugnisse genau festlegen. Eine wirksame Vollmacht für Ihren Hausverwalter, können Sie mithilfe einer rechtssicheren Vorlage erteilen.

Zur Instandhaltung von manchem Gemeinschaftseigentum ist der Abschluss von Dienstleistungsverträgen z.B. mit Gärtnern, der Müllabfuhr oder mit Gebäudereinigern notwendig. Und genauso wichtig sind die richtigen Versicherungen um das Gebäude im Brandfall, bei einem Rohrbruch oder sonstigem richtig abzusichern.

Die Verwaltung einer Immobilie bringt eine Menge Schreibarbeit mit sich. Mit den speziellen Mustern und Vordrucken von Formblitz erleichtern sich Hausverwalter die Arbeit enorm. Von Hausverwalterverträgen über Vollmachten und Vereinbarungen bis hin zu Musterbriefen und Abrechnungshilfen bietet der Katalog von Formblitz alle wichtigen Vorlagen aus einer Hand.

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