Arbeitszeugnis schreiben: Das ist bei Aufbau und Inhalt zu beachten

Schon beim ersten Blick auf ein Arbeitszeugnis lässt sich erkennen, ob hier jemand am Werk war, der sich auskennt oder nicht. Denn ein professionelles Arbeitszeugnis hat Struktur! Bauen Sie Ihre Arbeitszeugnisse professionell auf, um scheidenden Mitarbeitern auf Ihrem weiteren Berufsweg nicht ungewollt Steine in den Weg zu legen! Machen Sie sich anhand der Recherche von Lydia und Constanze, damit vertraut, nach welchem Muster ein wasserdichtes Arbeitszeugnis zu erstellen ist. So wird es für Sie ein Leichtes sein, ehemaligen Arbeitnehmern perfekte Arbeitszeugnisse mit auf den Weg zu geben.

Die äußere Form des Arbeitszeugnis

Constanze und Lydia setzen sich in der Mittagspause zusammen und machen ein Brainstorming. Lydia hat ein Buch mitgebracht, in dem alles Wissenswerte über Zeugnisse steht. Dass es ganz besonders auf die Formulierungen zu achten gilt, wissen die beiden nun. Aber gibt es auch Konventionen hinsichtlich der formalen Aspekte eines Arbeitszeugnisses? Die beiden machen eine Liste …

Recht auf Firmenpapier

Punkt 1 auf ihrer Liste: Die äußere Form des Zeugnisses ist wichtig. Der Arbeitnehmer hat ein Recht darauf, sein Arbeitszeugnis auf Firmenpapier mit Unterschrift zu erhalten. Manfred ist ja besonders stolz auf das Firmenlogo, das ein befreundeter Grafiker für ihn entworfen hat. Krachig-bunt prangt es sogar auf den Vorlagen und Musterbriefen für den internen Gebrauch – und bald wohl auch auf den Arbeitszeugnissen der beiden. Darauf werden sie, wenn es nötig sein sollte, auch bestehen.

Ordentlich und sauber

Punkt 2 der Liste: Das Arbeitszeugnis muss fehlerfrei sein. Es dürfen keine Knicke, Korrekturen mit Tipp-Ex oder Verschmutzungen darauf sein. Nun ja, Manfreds Stärke ist eher sein kreatives Chaos… Man könnte langsam annehmen, dass der Kaffeetassenfleck auf den meisten seiner Papiere kein Versehen, sondern der Stempel ist. Sollte so ein Fleck, ein Knick oder ein Eselsohr eines der Arbeitszeugnisse zieren, so muss Manfred ein neues ausstellen. Zudem dürfen beurteilende Aussagen nicht durch Kursivschrift oder Gänsefüßchen hervorgehoben werden. Die beiden hoffen, dass ihr Vorgesetzter das auch weiß.

Mit Brief und Siegel

Zwei weitere Punkte fügen Lydia und Constanze ihrer Liste noch hinzu. Als 3. Punkt schreiben sie "Datum". Um eventuelle negative Interpretationen („krummes“ Datum wegen fristloser Kündigung, frühzeitige Zeugnisausstellung wegen Freistellung, nachträgliche Zeugnisausstellung wegen Rechtsstreits) zu vermeiden, sollte das Ausstellungsdatum des Zeugnisses mit dem Datum des letzten Tages des Arbeitsverhältnisses übereinstimmen und auf den letzten Tag des Monats fallen. Der 4. Punkt erscheint den beiden zwar irgendwie logisch, unwichtig ist er deswegen allerdings nicht: Das Zeugnis muss eine handschriftliche Unterschrift tragen. Es muss nicht unbedingt der Arbeitgeber selbst unterschreiben, dies kann auch ein dazu berechtigter Mitarbeiter tun. Im Falle der kleinen PR-Agentur ist aber Manfred der Einzige, der rechtsgültige Dokumente im Name der Agentur ausstellen darf, also muss seine Unterschrift auch auf die Arbeitszeugnisse der beiden.

Bleiben Sie sachlich!

Und noch ein 5. Punkt findet einen Platz auf der Liste: Das Arbeitszeugnis muss sachlich sein und sich auf die Arbeit beziehen. Constanze und Lydia atmen ein wenig auf, denn auf rein privater Ebene verstehen sie sich nicht immer gerade blendend mit dem Chef. Lydia liest vor: "Privates so wie einmalige Ereignisse, die den Arbeitnehmer nicht charakterisieren − selbst wenn diese zur fristlosen Kündigung des Arbeitsvertrages geführt haben − gehören nicht in ein Arbeitszeugnis." Gut. Dass Lydia Martini auf Manfreds teuren Perserteppich verschüttet hat wird also wohl keine Erwähnung finden … Genauso wenig wie Constanzes Wutanfall, nachdem Manfred beim letzten Betriebspicknick ihren Hund einen kleinen, hässlichen Köter genannt hat.

Der korrekte Arbeitszeugnis Aufbau

Nun wissen die beiden über die äußere Form des Arbeitszeugnisses zwar Bescheid, was Lydia und Constanze viel mehr interessiert ist der Aufbau eines Zeugnisses: Zunächst einmal muss das Arbeitszeugnis auch wirklich als solches betitelt sein – steht zum Beispiel nur "Bescheinigung" im Kopf, so kann der Arbeitnehmer eine Korrektur verlangen. Desweiteren ist die korrekte Strukturierung des Zeugnisses zu beachten; Weglassung zu erwartender Aussagen oder eine Veränderung der Reihenfolge können auf Probleme zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer hindeuten.
Lydia und Constanze machen erneut eine Liste, diesmal zum Thema "Zeugnisaufbau", damit sie nach Erhalt ihres Arbeitszeugnisses abhaken können, ob Manfred auch alle Punkte beachtet und vor allem in der richtigen Reihenfolge abgearbeitet hat. Punkt 1: Das Zeugnis braucht den richtigen Titel, also zum Beispiel "Arbeitszeugnis". Dann folgt Punkt 2, eine Einleitung, die die Eckdaten des Arbeitnehmers erwähnt und vielleicht auch ein kurzes Firmenprofil beinhaltet.


1. Tätigkeitsbeschreibung

Aber geht es nach der Einleitung sofort mit der Bewertung los? Ein kurzer Blick in Lydias Buch klärt auf, dass nach den einleitenden Worten nun erst einmal die Tätigkeitsbeschreibung folgen muss. Damit hätten sie also Punkt 3 notiert. Der Arbeitgeber muss hier beschreiben, in welcher Funktion der Arbeitnehmer angestellt war und woraus seine Haupttätigkeiten bestanden. Bereits diesem Abschnitt sollte Aufmerksamkeit geschenkt werden: Zwar wird an dieser Stelle noch nicht chiffriert, erwähnt ein Arbeitgeber im Arbeitszeugnis aber zum Beispiel völlig selbstverständliche oder nebensächliche Tätigkeiten, wertet er seinen Arbeitnehmer damit ab. "Also Constanze, wenn Manfred da reinschreibt, dass du besonders guten Kaffee kochst, dann müssen wir uns Sorgen machen!" "Na warte", Constanze stupst Lydia in die Seite, "jetzt kommen wir nämlich erst zu den interessanten Punkten, meine Liebe …".

2. Leistungsbeurteilung
Als zentralen Punkt des Arbeitszeugnis kann man die Beurteilung der Leistung verstehen. Lydia und Constanze schreiben fett und unterstrichen "Punkt 4: Leistungsbeurteilung" auf ihre Liste. An dieser Beurteilung werden sie sich messen lassen müssen und beide hoffen, dass Manfred weiß, was er tut. Für das Verfassen einer Leistungsbeurteilung ist es notwendig die Chiffrierkunst von Arbeitszeugnissen zu beherrschen, denn eine kleine Nuance kann einer vermeintlich positiven Beurteilung bereits einen negativen Anklang verleihen. In eine korrekte Leistungsbeurteilung gehören Informationen über die Arbeitsmotivation, Fähigkeiten und Kenntnisse sowie über die Arbeitsweise und die Arbeitserfolge eines Arbeitnehmers. Zusammengefasst wird dieser Abschnitt in einer Zufriedenheitsaussage, die dechiffriert wie eine Schulnote gelesen werden kann.
Lydia und Constanze nehmen sich vor, die richtigen Formulierungen und Codes zu üben. Egal, ob sie später damit Manfreds Beurteilung entschlüsseln oder ihr Zeugnis doch selbst schreiben wollen – so sind sie auf jeden Fall gerüstet.

3. Verhaltensbeurteilung
Erst einmal müssen sich die beiden aber noch dem zweiten wichtigen Punkt und damit der Nummer 5 auf ihrer Checkliste zuwenden: der Verhaltensbeurteilung des Arbeitszeugnisses. Denn für einen Arbeitgeber zählt nicht nur, wie ein Arbeitnehmer seine Arbeit erledigt, sondern auch, wie er sich dabei Kollegen, Vorgesetzten oder Kunden gegenüber verhält. Neben dem sozialen Aspekt wird hier zudem auf Themen wie das persönliche Verantwortungsbewusstsein oder die Motivation eines Arbeitnehmers eingegangen. So bildet die Verhaltensbeurteilung, in der ähnliche Chiffren wie in der Leistungsbeurteilung verwendet werden, den zweiten zentralen Teil eines Zeugnisses.

4. Schlussteil
In den abschließenden Teil eines Arbeitszeugnis gehören drei weitere wichtige Punkte, denn die Struktur sowie deren Vollständigkeit sind bereits wichtige Aussagen. Nicht fehlen sollte der Grund für die Beendigung des Arbeitsverhältnisses bzw. der Grund für das Ausstellen des Zeugnisses. Diesen 6. Punkt haben Lydia und Constanze schnell abgehakt: Lydia hat selbst gekündigt und Constanzes Volontariat endet. An dieser Stelle lässt sich im Allgemeinen gut zum nächsten Punkt – der Nummer 7 - überleiten: dem Dank für die geleistete Arbeit und das Bedauern über das Weggehen des Mitarbeiters. Damit einhergehend formulieren Zeugnisaussteller im Normalfall gute Wünsche für die Zukunft – dies ist der letzte Punkt und die Nummer 8 auf Constanzes und Lydias Liste. Wird einer dieser Punkte oder gar alle ganz ausgelassen, so ist die Botschaft eindeutig: Gott sei Dank ist dieser Arbeitnehmer ausgeschieden! Lydia und Constanze schlucken – auch wenn der Alltag in der Agentur nicht immer dem Muster einer heilen Bürowelt entsprach, so sollte Manfred die Arbeit der beiden würdigen und ihr Weggehen doch sehr bedauern! Auf diesen Punkt müssen sie im Arbeitszeugnis also zusätzlich achten.