Seit August 2010 erhalten FORMBLITZ-Kunden nach jedem Online-Einkauf eine signierte PDF-Rechnung per E-Mail. Die elektronische Signatur in der PDF-Datei beglaubigt die Echtheit der Rechnung, die dadurch auch ohne eine klassische Unterschrift als offizielles Rechnungsdokument gilt.
Alles, was Sie über unseren neuen Service wissen sollten, haben wir hier für Sie zusammengestellt:
Signierte PDF-Rechnungen sind Rechnungen im PDF-Dateiformat mit einer elektronischen Signatur. Sie entsprechen einem Dokument in Papierform mit herkömmlicher Unterschrift und werden vom Finanzamt anerkannt. Die elektronische Signatur macht langfristig die Urheberschaft überprüfbar. Dies gilt für jede Erklärung im elektronischen Datenverkehr, beispielsweise eine E-Mail Die elektronische Signatur stellt sicher, dass die PDF-Rechnung wirklich vom Absender stammt, macht diesen identifizierbar und kann nicht nachträglich verändert werden.
Das Umsatzsteuergesetz (UStG) gestattet, dass Rechnungen auch auf elektronischem Wege übermittelt werden. Hiermit sind sowohl Rechnungen gemeint, die per E-Mail übermittelt werden, als auch elektronische Abrechnungen, die auf maschinell lesbaren Datenträgern wie CD-ROM oder DVD übersandt oder über direkte Datenleitungen übertragen werden.
Elektronisch signierte Rechnungen bieten daher jederzeit Rechtssicherheit und erfüllen durch die elektronische Signatur nach dem Signaturgesetz (SigG) alle aktuellen gesetzlichen Vorschriften. Sie entsprechen damit den Anforderungen des UStG § 14 Nr. 3 Ziff. 1, werden vom Finanzamt anerkannt und berechtigen zum Vorsteuerabzug.
Die signierten PDF-Rechnungen von FORMBLITZ sind erkennbar durch das runde Signet „Nach § 14 UStG steuersicher“ mit dem bundesdeutschen Adler im Hintergrund. Gleich rechts daneben finden Sie den Vermerk zur Anerkennung bei der Finanzbehörde und den Hinweis zur Durchführung des Prüfprotokolls. Dieses können Sie unter www.ximantix.com im Bereich „Signaturcheck“ mit wenigen Klicks erstellen.
Der Gesetzgeber verlangt für den Vorsteuerabzug bei jeder Rechnung ein Prüfprotokoll. Die steuerlichen Vorteile sichern Sie sich, indem Sie die Signatur kostenfrei und vertraulich überprüfen lassen – auf Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit. Der Signaturcheck kontrolliert also, ob die Datei rechtsgültig unterzeichnet ist. Unternehmer in Deutschland sindzusätzlich dazu verpflichtet, ein Prüfprotokoll zu fertigen, die zugehörigen Zertifikate und Schlüssel zu speichern und einen Zeitstempel nach SigG § 2 Nr. 14 einzuholen. Dieser „Verifikationsreport“ muss zusammen mit der elektronischen Rechnung nach UStG § 14 b zehn Jahre lang elektronisch gespeichert werden – ein Ausdruck in Papierform genügt nicht. Innerhalb dieser Frist kann die Finanzbehörde Einsicht in die Rechnungsunterlagen verlangen und entsprechende Konsequenzen ziehen, falls dies nicht möglich ist.
Um einen Signaturcheck durchzuführen und ein Prüfprotokoll Ihrer signierten Rechnung zu erstellen, gehen Sie einfach auf www.ximantix.com. Klicken Sie hier auf der Homepage in der oberen Menüleiste auf „START“. Anschließend klicken Sie links auf „Signaturcheck“ und halten sich an die dort angeführten Anweisungen. Laden Sie unter Punkt 1 Ihre Online-Rechnung hoch und legen Sie unter Punkt 2 fest, für welches Datum die Signaturprüfung durchgeführt werden soll. Unter Punkt 3 unterziehen Sie Ihr Dokument durch Anklicken des Buttons „Prüfprotokoll erzeugen“ dem Signaturcheck – den „Verifikationsreport für elektronische Signaturen“ können Sie nach wenigen Sekunden als PDF-Datei einsehen.
Unser Partner, die XimantiX Software GmbH in München, erstellt für FORMBLITZ-Kunden die elektronisch signierten PDF-Rechnungen. Im Fokus von XimantiX steht das Thema elektronischer Dokumenten- und Rechnungsaustausch. Kernprodukt ist hierbei die Software „eRechnung”, mit der kostensparend, einfach und jederzeit transparent elektronische Rechnungen und andere Dokumente mit Daten und Signaturen erzeugt, gekennzeichnet und per E-Mail versendet werden können.
Unternehmer, die PDF-Rechnungen mit elektronischer Signatur verschicken, sparen bares Geld. Im Rechnungsversand lassen sich nicht nur durch den Wegfall des Briefportos, sondern vor allem auch durch reduzierte Arbeitszeit- und Infrastrukturkosten bis zu 70% der Kosten einsparen.
Signierte PDF-Rechnungen sind menschen- und maschinenlesbar. Daher lassen sie sich einfach und schnell auch maschinell weiterverarbeiten. Der Empfänger spart sich das lästige Abtippen der Rechnung bei der Übernahme in seine EDV.
Weniger Papier, kein Papierstau im Drucker, kein Kuvertieren und nicht zum Briefkasten laufen. Darüber hinaus brauchen Sie die Eingangsrechnungen nicht mehr abzutippen nicht in sperrigen Ordnern ablegen.
Signierte PDF-Rechnungen erleichtern im Handumdrehen Ihr Arbeitsleben!
